Nel panorama competitivo del 2024, le PMI sono chiamate a ottimizzare il back office. L'automazione e l'outsourcing diventano le chiavi per una trasformazione efficace.
Il Cuore dell'Automazione nel Back Office
L'innovazione tecnologica sta trasformando il back office, introducendo soluzioni come le API e la robotica process automation (RPA) per migliorare l'efficienza e ridurre i carichi di lavoro.
Un esempio notevole in Italia è rappresentato dalle amministrazioni locali che, adottando piattaforme digitali, hanno semplificato la gestione delle pratiche burocratiche, apportando benefici sia in termini di efficienza che di risparmio economico.
A livello internazionale, il programma "Tell Us Once" del Regno Unito ha dimostrato come l'automazione possa ridurre lo sforzo dei cittadini e generare significativi risparmi.
Esempi Concreti di Automazione nel Back Office
Le procedure di acquisto sono un ambito ideale per l'automazione, dato il numero di passaggi coinvolti nel processo di approvazione. L'utilizzo di software di automazione può ridirigere la documentazione alle parti appropriate, facilitando la gestione dei fornitori da un unico portale. Questo non solo accelera il processo di approvazione ma semplifica anche la gestione delle relazioni con i fornitori (Pipefy).
Nel settore bancario, alcuni istituti stanno sperimentando con successo l'automazione dei processi end-to-end, decidendo di automatizzare il processo di cambio conto. L'analisi dei processi esistenti ha rivelato una serie di inefficienze, tra cui l'alta percentuale di applicazioni basate su carta e l'elevato tasso di errori. L'introduzione di software di gestione dei processi aziendali e moduli elettronici, in aggiunta ai sistemi legacy, ha creato un flusso di lavoro automatizzato e digitalizzato che ha ridotto del 70% il tempo speso dal personale di back-office nella gestione dei cambi di conto (McKinsey & Company).
Questi esempi dimostrano come l'automazione nel back office stia diventando sempre più importante per accelerare le iniziative di trasformazione digitale. Le aziende stanno implementando software di automazione per migliorare la gestione dei processi e liberare i team da ostacoli comuni all'agilità
L'Outsourcing come Strategia di Ottimizzazione
L'outsourcing delle operazioni di back office sta diventando una strategia essenziale per le PMI, consentendo loro di concentrarsi sul core business.
Esempi di Outsourcing:
Servizi Finanziari: Molti istituti bancari e finanziari hanno esternalizzato la gestione delle operazioni di back office, come la elaborazione dei dati e la gestione delle transazioni, a società specializzate, ottenendo efficienze operative e riducendo i costi.
Supporto IT: Piccole e medie imprese spesso affidano a fornitori esterni la gestione dell'infrastruttura IT, dalla manutenzione dell'hardware al supporto software, beneficiando dell'accesso a tecnologie avanzate e competenze specifiche.
Risorse Umane: L'outsourcing delle funzioni HR, dalla selezione del personale alla gestione della busta paga, permette alle aziende di avvalersi di expertise specifiche e di sistemi aggiornati, migliorando l'efficienza e la conformità normativa.
Questi esempi illustrano come l'outsourcing possa trasformare il back office, aumentando l'efficienza e permettendo alle aziende di dedicarsi a strategie di crescita.
Implementazione dell'Automazione e dell'Outsourcing
Adottare l'automazione e l'outsourcing richiede una pianificazione strategica. È fondamentale definire obiettivi chiari, stabilire budget adeguati e assicurare la protezione dei dati.
Le PMI che adottano l'automazione e l'outsourcing non solo ottimizzano il back office ma si aprono a nuove opportunità di crescita.
Possiamo dire che nel 2024, queste non sono semplici tendenze ma necessità per restare competitivi. L'evoluzione del back office attraverso l'automazione e l'outsourcing è indispensabile per le PMI di oggi. Queste strategie non solo migliorano l'efficienza interna, ma offrono anche la possibilità di affrontare con successo le sfide future.
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